2025年7月29日 星期二

職場智慧:適時拒絕是優秀員工的必修課

  • 合作靠互惠

    能力越強,責任越重的職場現實
    人才培育不應只是挑選表現優秀者承擔更多任務,而是要兼顧工作分配與長期發展。優秀的員工會成為主管眼中的首選人才,每當有重要專案或緊急任務需要處理時,主管總是會第一個想到那些表現出色、執行力強的同事。這種信任看似是對能力的肯定,卻也可能成為職涯發展的雙面刃。當工作任務如雪花般飛來,優秀員工常常發現自己陷入了工作量超載的困境。

    一個職場悲劇的啟示
    曾經有位才能出眾的年輕同事,在離開公司後轉為自由工作者,過著自在的生活。當他回憶起離職的原因時,卻將那段經歷形容為「不堪回首的往事」。當時的他工作繁忙到完全無法喘息,但主管依然持續分派新的任務給他,讓他承受巨大的工作壓力,身心狀況每況愈下,最終只能選擇辭職來從痛苦的處境裡解脫。

    這個案例令人深思:為什麼一位能力優秀的員工,會在工作中感受到如此巨大的痛苦?而身為主管的一方,為何沒有察覺到優秀人才已經超出負荷極限?更重要的是,這位員工為什麼不敢在適當時機說出「不」字?

    事實上,這位同事坦承,他之所以不敢拒絕主管的要求,是因為害怕得罪上司,擔心拒絕會在主管心中留下負面印象,進而影響未來的職場發展。這種心理讓他選擇默默承受所有工作壓力,直到無法承載而選擇離職。這不僅是個人的損失,更是企業失去優秀人才的雙輸局面。

    學會拒絕的勇氣與智慧
    許多優秀員工都曾經歷過類似的掙扎。當主管持續派發任務時,我們往往將此視為對個人能力的認可與信任,因此即使已經感受到工作壓力,仍然勉強自己接受每一項指派。這種「來者不拒」的工作態度,雖然展現了積極負責的精神,卻可能讓自己陷入過度勞累的困境。

    然而,真正的職場智慧在於學會適時表達自己的限制與困難。當工作量已經達到臨界點時,勇敢地向主管說明現況,不僅是對自己負責,更是對工作品質的保障。事實上,當我們鼓起勇氣向主管說明手頭工作過多,可能無法兼顧新任務的品質時,多數理性的主管不僅不會生氣,反而會表達理解與歉意。

    從員工到主管的角色轉換洞察
    當我們從員工的角色轉換為主管時,往往能更深刻地理解這種職場動態。身為主管,對於團隊中每個成員的能力與特質都有清楚的掌握。在分派任務時,自然會優先考慮那些執行力強、可靠度高的員工。這種選擇並非出於偏見,而是基於對工作成果的考量。

    主管之所以持續將任務分派給能幹的員工,除了對其能力的信任外,有時也帶有測試的目的。他們想要了解這些優秀員工的工作極限在哪裡,以便更好地調配人力資源。因此,當員工適時表達自己的困難時,理性的主管通常會立即調整策略,而不會因此對員工產生負面印象。

    建立健康的職場邊界
    學會說「不」並不意味著消極怠工或推卸責任,而是建立健康職場邊界的重要技能。優秀的員工應該明白,適時拒絕超出能力範圍的要求,實際上是對工作品質的負責態度。與其勉強接受所有任務而導致品質下降,不如誠實評估自己的能力,確保每項工作都能達到應有的標準。

    這種職場智慧需要在實踐中不斷學習與調整。當我們發現工作量已經接近極限時,應該主動與主管溝通,說明現況並提出合理的建議。這種坦誠的溝通不僅能夠解決當下的問題,更能夠建立起互信互重的工作關係。

    結語:智慧職場人的必修課
    在競爭激烈的現代職場中,學會適時說「不」已經成為優秀員工的必修課。這不僅是保護自己身心健康的重要技能,更是展現專業素養與職場智慧的表現。當我們能夠誠實面對自己的能力極限,並且勇敢地與主管進行溝通時,往往能夠獲得更多的尊重與理解。

    記住,真正的職場成功不在於盲目接受所有要求,而在於明智地選擇適合的挑戰,並且在合理的範圍內發揮最大的價值。只有建立起健康的職場邊界,我們才能在職涯道路上走得更長遠、更穩健。

     

     

     

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    當主管需要關心同事的工作進度時,關鍵在於如何提出恰當的問題…


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2025年7月27日 星期日

主管是否該直言下屬績效不足?張忠謀談「坦誠回饋」精神

  • 合作靠互惠

    賞罰分明的文化基礎與現實差距
    績效評估方法若運用不當,往往無法發揮原本應有的激勵與人才培育功能。張忠謀在談論企業管理時首先強調,無論是東方或西方文化傳統中,都深深根植著賞罰必須相稱的理念。東方文化中經常提及「賞罰分明」的管理原則,而在西方文化中,著名歌舞劇《天皇》裡那句「讓犯罪的人受到懲罰」的歌詞,也體現了英美文化對於公正賞罰理念的深度認同。

    考績制度原本是為了達到激勵員工與塑造人才而設計的管理工具,但在實際執行過程中,很少有企業能夠成功運用這套制度達到預期效果。這種不成功的根本原因在於,大多數企業將重點放在考績評分的技術層面,卻忽略了更為重要的「人才塑造」功能。

    考績制度的真正目的:培育而非評判
    在台積電內部進行年度考績評估時,張忠謀曾經聽取十幾位員工對於考績制度的意見錄音。他發現許多員工抱怨主管打考績不公平或過於主觀,但這些員工卻沒有意識到考績制度實際上具有「塑造自我」的重要功能。
    張忠謀特別強調,考績制度的核心價值在於「培育塑造」人才,而不是僅僅評估過往的工作表現。

    當我們將考績視為培育工具而非評判標準時,整個評估過程的性質就會發生根本性的改變。主管不再是冷酷的評判者,而是員工成長路上的引導者和協助者。員工也不再是被動接受評判的對象,而是積極參與自我提升的主體。

    這種以培育為核心的考績理念,要求主管必須具備更高的管理素養和溝通技巧。他們需要能夠準確識別員工的潛力和不足,並且能夠以建設性的方式提供回饋和指導。同時,這也要求員工必須具備開放的心態,願意接受批評和建議,並且能夠將這些回饋轉化為自我改進的動力。

    主管的勇氣:坦誠指出員工弱點的藝術
    張忠謀觀察到一個普遍存在的現象:在進行考績作業時,很少有主管願意將下屬的弱點坦白告知。他認為,如何告訴下屬他的弱點,對於主管來說實際上也是一種重要的訓練和成長機會。特別是對於那些被選為潛在繼承人選的下屬,主管更需要仔細觀察他們的弱點,並且必須以誠懇的態度提供有建設性的建議。

    張忠謀堅信,每個人的工作表現都存在改進的空間,主管必須有勇氣與技巧指出這些不足之處,不能以「我們的文化不適合如此直接」作為迴避的藉口。他強調:「一個公司要改掉『不願意檢討別人』的文化,能夠勇於檢討他人的公司才會真正進步。」

    當然,下屬對主管的檢討往往容易產生反感情緒而難以接受。許多主管正是因為害怕下屬產生負面反應,在檢討考績時就以「你表現很好」、「大家都很棒」這樣的空泛讚美帶過,這樣的企業文化註定無法取得真正的進步。張忠謀認為,如果主管能夠勇敢地告知下屬的弱點,即使其中只有百分之十或二十能夠得到改進,這樣的努力就已經非常值得了。

    親身經歷:接受批評的智慧與成長
    張忠謀以自己在美國工作三十多年的親身經歷來印證這個觀點。他表示自己可以說是考績制度的真正受益者。在這三十多年的職業生涯中,他深深體驗過擔任下屬的各種感受,也深刻理解員工為何難以接受上司的批評意見。

    在他的職業生涯中,總共經歷過十位不同的主管,其中只有兩、三位不願意坦白告訴他的缺點,其他七、八位都很願意與他深入討論他的弱點和不足。張忠謀坦承,他也有自尊心,有時候主管剛開始告訴他缺點時,他也會產生反感情緒,但是經過一、兩天的深思熟慮後,如果發現批評有道理,他就會願意接受並且努力改進。

    他特別提到「三人行必有我師」這個古老的智慧。即使對某些主管並不一定完全佩服,但他們對自己的批評和建議,仍然具有非常重要的參考價值和學習意義。這種開放接受批評的態度,正是個人成長和職業發展的重要基礎。

    考績制度的附加價值:激勵與溝通效果
    張忠謀認為,考績制度還有一個非常重要的附加價值,就是在確認表現最優秀的前百分之十與表現最差的後百分之五員工的過程中,可以同時達到激勵效果與溝通效果。這種明確的績效區分不僅能夠激勵優秀員工繼續保持高水準的表現,也能夠警醒表現不佳的員工需要加強努力。

    對於考績落入最後百分之五的員工,主管需要與他們進行合理的說明和溝通。張忠謀強調,最後的百分之五不能永遠停留在最後百分之五的位置,如果每年都是同樣的員工在後段班,這表示管理者本身存在問題

    在溝通效果方面,考績的結果應該讓同級主管或更高層的管理者共同了解,建立一些人力調動的資料庫,例如資遣名單或升遷名單。資遣名單應該隨時準備、備而不用。其中升遷名單對於表現最好的百分之十員工應該進一步進行排名,使升遷決策更加清晰明確。

    培育人才的三大工具與優先順序
    現在許多公司都會舉辦各種培訓活動,包括外部訓練、公司內部課程,或是派遣員工到國外大學接受短期或長期的專業課程。這些培訓課程究竟有多大的實際效用?張忠謀認為,這些培訓的用處相當有限。

    他明確指出:「這些培訓不是培育人才的主要工具,培育的主要工具第一是主管與下屬之間的切磋交流;第二是下屬的自我學習能力;第三才是這些外部課程訓練。」

    主管與下屬之間的日常互動、工作指導、經驗分享,這些看似平凡的交流,實際上是最有效的人才培育方式。而員工的自我學習能力則是持續進步的內在動力,只有具備強烈學習慾望的員工才能在職場上取得長期的成功。

    生涯規劃的迷思與現實智慧
    談到人力資源專家經常提倡的「生涯規劃」概念,張忠謀表現出明顯的不認同態度。一般所謂的生涯規劃,通常是年輕人制定類似「先做三年工程師,再去攻讀MBA學位,畢業後轉往業務部門,過幾年希望能到國外工作一段時間,最終目標是擔任公司副總」這樣的職業發展藍圖。

    但張忠謀對這種生涯規劃理論抱持反對意見。他認為,面試年輕求職者的主管通常是經理級別,大約四十歲左右。當這些經理聽到二十幾歲的年輕人說要在四十多歲時做到副總職位,這對經理來說豈不是一種情理上的冒犯?更重要的是,世事變化莫測,這種預設的計劃要實現的可能性微乎其微。

    另一方面,預先規劃未來要從事的職業,對當前工作的投入程度可能也會打折扣,這種心態不免會提高不切實際的期待,最終造成更大的失望。張忠謀提出他的替代觀點:「我認為最好的生涯規劃,就是在每個工作崗位上永遠做自己感興趣的事情,並且對公司產生實質貢獻,全力以赴地去完成。」

    他回憶起二、三十年前,許多美國名校的畢業生經常向他大談生涯規劃理論。對這些年輕人來說,四十歲就像是一個重要的人生關卡,同班同學聚會時可能會互相詢問「你做到副總了沒?」有些大型企業組織層級繁多,要升到副總職位並不容易;有些公司規模較小,達到副總職位相對容易一些。如果想要從大公司轉換到其他企業,這種職業變動也存在相當大的風險,只會徒增不必要的煩惱。

    張忠謀強調,人的職業生涯絕不是一條筆直的上升線,如果僅僅根據某項工作表現良好的經驗來推測自己的未來發展,這種思維方式是完全錯誤的。因此他認為,所謂的生涯規劃只不過是人力資源管理專家創造出來的理論概念,與現實的職場發展規律相去甚遠。

     

     

     

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    《 文章參考:2023-8-28  考核時,你會指出員工的缺點嗎?張忠謀眼中的好主管,為何要有「檢討別人」的勇氣?│經理人》

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    建立共同目標的溝通基礎
    績效管理的核心不只是評估成果,更在於持續追蹤與過程引導。主管在追蹤工作進度時,上下雙方的共同目標都是為了「順利完成工作任務」。因此,比較理想的管理方式應該是主管引導團隊成員主動說明工作現況,提出可行的解決方案,確保專案能夠按照既定時程順利達成目標。

    當主管需要關心同事的工作進度時,關鍵在於如何提出恰當的問題,不僅能夠獲得所需要的資訊,更能夠促進工作進度的順利推進。這種溝通技巧的掌握,往往決定了團隊管理的成效與工作氛圍的和諧程度。

    在現代職場環境中,員工面對主管的詢問時,很容易產生被質疑或責備的感受,進而形成防禦性的心態。這種心理反應不僅會影響溝通的效果,更可能對工作士氣和團隊合作造成負面影響。

    鼓勵式詢問取代威脅性追問
    追蹤工作進度時,建議採用的開場白應該是:
    「這個專案目前你的感覺如何?進度狀況怎麼樣?」

    或許有些管理者會認為「感覺」這個詞彙不夠具體明確,但實際上第一個問題必須優先考慮被詢問者的心理感受。透過以「他的感受」作為對話的起點,能夠讓員工感受到被重視和關懷,進而產生繼續深入對話的意願,而不是讓被詢問者感受到被責備的壓力,因此產生防禦心態、想要逃避,甚至拒絕進行有效的溝通。

    當第二個問題直接涉及「進度」議題時,實際上是在啟動員工的思考機制,提醒團隊成員對手中專案應負的責任。這種循序漸進的詢問方式,能夠在維持良好溝通氣氛的前提下,有效地引導員工主動思考工作狀況並承擔相應的責任。

    透過這種「鼓勵式的詢問」法,主管能夠創造一個安全的對話環境,讓員工願意主動分享工作中遇到的挑戰和困難,而不是隱瞞問題或提供不準確的資訊。

    開放式提問促進深度對話
    當被詢問者感受到自己的想法和感受被重視時,可以先讓他表達在這項工作中值得肯定的部分,主管再接著詢問:

    「進度延遲的原因是什麼?能否告訴我具體的情況?」、「我們可以採取什麼行動來避免進度延遲,你需要什麼樣的幫助和支援?」

    這些問題的設計等於是為對方開闢一個主導的空間,實際上是將掌控專案進度的權力「授權」給團隊成員,讓他能夠積極參與專案的推進過程。這種授權式的管理方法,不僅能夠提升員工的工作積極性,更能夠培養他們的責任感和解決問題的能力。

    開放式提問的優勢在於它能夠鼓勵員工進行深度思考,而不是簡單地回答「是」或「否」。這種提問方式能夠獲得更豐富、更有價值的資訊,同時也能夠幫助員工更清楚地理解問題的本質和可能的解決方案。

    5W1H架構的系統性應用
    在運用開放式提問技巧時,有一個極為實用的提問架構,就是由五個W和一個H組成的系統:WHO(誰)、WHAT(什麼)、WHEN(何時)、WHERE(何地)、WHY(為何)、HOW(如何)。

    運用5W1H架構,管理者可以有效提出具體且具有建設性的問題。

    WHY的思考涉及:為什麼這件事情如此重要?可能因為這是負責的最大客戶,甚至關係到公司今年一半的收入來源,沒有其他選擇,這件事情必須完成。

    WHO的層面探討:這是誰的問題?是客戶端的問題嗎?作為服務提供者,目標是協助他們解決困難。

    WHEN涉及時間限制:這件事情有時間壓力嗎?確實,它必須在三個月內完成,這是一個明確具體的時程目標。

    WHERE關注地點和範圍:在哪裡完成?涉及哪個部門、哪個地區,需要達成什麼樣的進度標準?

    WHAT探討事情的本質:問題的核心是什麼?出現了什麼困難?還是目前並沒有明顯的問題?能否分享目前的進度狀況?

    HOW則聚焦於解決方案:我們可以如何共同完成這件事情?這是進一步討論和協作的開始。

    GROW模型的策略性對話架構
    除了5W1H的提問技巧外,想要提升溝通智能,開啟更進階、更具策略性的對話架構,可以運用經常被應用在教練式領導、專案管理以及團隊發展中的GROW模型。

    GROW模型由四個關鍵步驟組成:

    1.首先是Goal(目標設定),需要先釐清這個專案最終要達到什麼成果?目標是什麼?這不僅是方向指引,也是後續對話的重要依據,體現了「以終為始」的管理思維。

    2.接著是Reality(現況分析),深入了解現況、釐清現實情境,包括已經完成哪些部分?有哪些具體進展?又面臨哪些困難和挑戰?這個步驟幫助對方客觀評估目前的處境狀況。

    3.第三階段是Options(選項探索),鼓勵對方保持開放心態、跳脫既有框架,思考所有可能的解決方法。例如詢問「如果預算不是限制因素,你會採取什麼做法?」「是否可以尋求外包廠商的協助?」「有沒有你之前沒有考慮過的方式?」這個階段的關鍵是啟發創意思維,探索多元化的解決路徑。

    4.最後是Way Forward(行動方案),從各種可能性中選出最可行的路徑,制定具體的執行計劃。包括:具體如何執行、什麼時候開始、誰來負責、需要哪些資源支援。這就像選擇交通工具一樣:是要搭高鐵?坐火車?還是開車?重點是無論採用什麼方式,目標都是「一定要到達目的地」。

    GROW模型

    Goal

    目標設定

    釐清這個專案最終要達到什麼成果

    Reality

    現況分析

    深入了解、釐清現實狀況,客觀評估目前的處境

    Options

    選項探索

    鼓勵對方保持開放心態、跳脫既有框架,思考所有可能的解決方法

    Way Forward

    行動方案

    從各種可能性中選出最可行的路徑,制定具體的執行計劃

    GROW模型的實際應用案例

    想要將茶水間的質疑式追問:「你的進度落後了,原因是什麼?」轉變成會議室中能夠達成工作目標的建設性討論,就可以運用GROW模型與團隊進行有效溝通。

    首先,重新確認目標:「你理解這個專案需要在三個月內完成,並達成指定的關鍵績效指標嗎?」當雙方對目標達成共識後,就進入事實分析階段:「目前完成了哪些工作?客戶對哪些部分表示滿意?哪個環節出現延誤?具體原因是什麼?」

    接著,鼓勵他思考各種選項:「如果沒有預算壓力的限制,你會如何處理這個問題?有哪些創新的處理方法?一定要由你親自執行嗎?還是可以尋求其他部門或外部資源的支援?」

    最後,回到具體的行動計劃:「基於我們討論出來的各種選項,你認為接下來應該如何推進?在什麼時間點、由誰來執行、採用什麼方法,才能夠讓我們重新回到正確的軌道?」

     

    運用GROW對話流程能夠幫助對方釐清目標、掌握現況、開展可能性,並制定實際可行的行動計劃。這不僅僅是討論,更是主管協助下屬/團隊啟發思維、陪伴成長與共同創造解決方案的過程。

     

     

     

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